Vergaderevaluatie

Doel

Op een snelle manier het verloop van de vergadering te evalueren en acties te definiëren die de volgende vergadering opgepakt kunnen worden.

Aanpak

Maak een flip-over volgens het model zoals hiernaast deels afgebeeld is. De hele afbeelding staat in het bestand dat je onderaan de pagina kunt downloaden.

Geef iedere deelnemer een aantal post-its.

Leg bij de eerste (paar) keer dat je deze evaluatie toepast uit wat de bedoeling is:

  • We kijken terug op het verloop van het overleg.
  • We hebben de vorige keer valkuilen benoemd en tips bedacht om die valkuilen te omzeilen.
  • Geef op aparte post-its aan wat je van de afgelopen vergadering vond.
    • Stoppen betekent ‘deze tip werkte niet’.
    • Starten betekent ’een (nieuwe) valkuil moet aangepakt worden’.
    • Doorgaan betekent ‘Perfect de tip werkt’.
    • Aanpassen betekent ‘de tip werkt en kan nog beter’.

De deelnemers schrijven ieder voor zich post-its en plakken die in het vak waar ze horen.

Als iedereen zijn post-its heeft opgehangen, wordt vak voor vak de post-its doorgenomen.

Als er meer post-its van dezelfde strekking hangen, kan dat een reden zijn om ze op te pakken. Bij ‘starten’ en ‘Aanpassen’ kun je vragen wie dat punt wil oppakken.

Als er één of weinig post-its van dezelfde strekking hangen, kun je aan die deelnemers die ze geschreven hebben, vragen wat ze nodig hebben om mee te gaan met de rest van de deelnemers.

Voorbeeld
Er is één deelnemer die vindt dat een tip niet werkt. Door de vraag Wat heb je nodig te stellen?’ krijgt hij ruimte om een verbetering of aanpassing voor te stellen. Of misschien zegt hij wel “Ik wil het nog een paar keer aankijken”.

Voer deze korte evaluatie uit aan het eind van elke vergadering. De tijd die nodig is voor de evaluatie zal waarschijnlijk na een aantal vergaderingen afnemen.

Tips

Houd het tempo hoog. Bij deze evaluatie gaat het niet om uitgebreide gesprekken. Als blijkt dat dat wel nodig is, is er waarschijnlijk iets anders aan de hand. Plan daarvoor een aparte afspraak voor in.

Duur

20 min.

Grootte

Maximaal 12 personen.

Meer informatie

Wil je meer werkvormen leren en leren ze optimaal in te zetten? Dan is de training ‘Wijs met Werkvormen’ die ik bij de Facilitation Academy geef echt iets voor jou.

Naar de training

Download deze werkvorm 

Terug naar het overzicht