Vergadertip 5 voor succesvol vergaderen (slot)

Het is het derde overleg na de zomervakantie. Het tweewekelijkse overleg krijgt langzaamaan weer de dynamiek van de overleggen van vóór de zomervakantie. De tips die voor de zomervakantie geformuleerd en erna opgepakt zijn, werken niet meer of worden niet meer opgevolgd. Ook dit is één van de valkuilen waar je bij een vergadering in kunt vallen:

Het belang van een goede check-out
wordt niet onderkend.

 

Tijdens een goede check-out kijk je onder meer terug op de vergadering en geef je aan wat goed ging, wat beter kan en wat je de volgende keer wilt oppakken. Het is een wezenlijke stap in de verbeterlus (Demingcirkel) van de vergadering. Je kunt het vergelijken met de retrospective die scrumteams na een sprint uitvoeren. Binnen Agile is dat een aparte bijeenkomst. Bij een vergadering is dat natuurlijk niet nodig, maar je moet er wel tijd voor inplannen.

Tip
Plan aan het eind van de vergadering altijd tijd in om even terug te kijken op het verloop van de vergadering. Iedere deelnemer weet nog precies hoe de vergadering verlopen is, waardoor zo’n evaluatie niet veel tijd kost. Sterker nog als je het elke keer doet, zal de tijd die er voor nodig is afnemen.

Evalueren kun je op heel veel manieren doen. Samen met Judith de Jong heb ik een werkvorm gemaakt die: een snelle evaluatie mogelijk maakt, waarbij iedere deelnemer input kan leveren en die de deelnemers ook weer wat energie geeft. De volledige beschrijving van de vergaderevaluatie vind je bij werkvormen op mijn site.

Het Vergaderspel
Dit is de laatste tip die ik via mijn blog deel over vergaderen. Ook deze tip komt uit het Vergaderspel. Het spel dat Judith de Jong, Marc van Seters en ik ontwikkeld hebben om vergaderingen zinvoller en leuker te maken. Wil je meer tips krijgen? Vraag dan een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan.

In het Vergaderspel benaderen we vergaderingen niet vanuit de voorzitter of notulist, maar vanuit de deelnemers, want vergaderen doe je samen. Je bent volgens ons namelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor het verbeteren van de vergadering.

Het Vergaderspel wordt met alle deelnemers aan de vergadering onder leiding van een spelleider gespeeld. In het spel maak je een vergaderreis van voorbereiding t/m opvolging van de vergadering. Tijdens deze reis kom je valkuilen (het spel onderkent er meer dan 35) tegen. Je gaat met elkaar op zoek naar de grootste valkuilen en mogelijk oplossingen om deze valkuilen te omzeilen. Hiervoor biedt het spel een set met meer dan 65 tips en werkvormen. Samen besluit je welke tips passen binnen de cultuur van het team en dus opgepakt en ingevoerd worden. Zo kan de volgende vergadering gelijk al efficiënter verlopen.

Meer informatie over het spel en de positieve reacties van de deelnemers lees je op de pagina van de training.

Speel samen het Vergaderspel
Zin om het Vergaderspel te spelen? Dat kan, de Facilitation Academy biedt een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan. Neem hiervoor contact met ons op.

Deze blog verscheen ook op 04-10-2017 op Pulse. Vind je hem nuttig en toepasbaar? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Terug naar het overzicht