Succesvol vergaderen doe je samen (Tip 4)

Het is het tweede overleg na de zomervakantie. Als eerste wordt in het overleg de actielijst die aan het eind van de vorige vergadering opgesteld is doorgenomen. Net als voor de vakantie zijn er weer actiepunten niet uitgevoerd. Je baalt verschrikkelijk. Komt dit je bekend voor? Het is een veel gehoorde klacht/valkuil bij vergaderingen:

Acties niet uitvoeren

Gelukkig is er wat aan te doen. Zorg er voor dat het uitvoeren van toegewezen acties een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt. Hier twee tips die je erbij kunnen helpen:

Tip 1
Deze tip kun je toepassen als de deelnemers geen gemeenschappelijke ruimte delen.
Pak acties in tweetallen op. De eerste persoon heeft de ‘lead’; de tweede persoon is ‘sparring’ partner.
Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid voor het actiepunt verdeeld over twee personen. Met als resultaat dat acties eerder opgepakt worden. De persoon in de lead heeft namelijk een partner waarmee hij inhoudelijk kan overleggen.

Tip 2
Deze tip kun je toepassen als de deelnemers een gemeenschappelijke ruimte delen.
Hang centraal op de werkvloer een flip-over op met daarop de kolommen: ‘Wacht op starten’, ‘Gestart’ en ‘Afgerond’.
Maak per actiepunt een post-it met daarop de volgende gegevens: het actiepunt, de naam van de actiehouder en de datum waarop het actiepunt afgerond moet zijn.
Deze flip-over noemt met wel een backlog en is gebaseerd op de aanpak van scrum en agile.

De actiehouders houden deze backlog zelf bij door de post-its te verplaatsen van kolom naar kolom. Door naar deze backlog te kijken kunnen alle deelnemers in één oogopslag de voorgang zien en voelen actiehouders zich meer verplicht actiepunten weg te werken.

Als actiepunten echt urgent zijn, is het mogelijk de voortgang dagelijks te bespreken.
Het Vergaderspel
Bovenstaande tips komen uit het Vergaderspel. Het spel dat Judith de Jong, Marc van Seters en ik ontwikkeld hebben om vergaderingen zinvoller en leuker te maken.

In het Vergaderspel benaderen we vergaderingen niet vanuit de voorzitter of notulist, maar vanuit de deelnemers, want vergaderen doe je samen. Je bent volgens ons namelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor het verbeteren van de vergadering.

Het Vergaderspel wordt met alle deelnemers aan de vergadering onder leiding van een spelleider gespeeld. In het spel maak je een vergaderreis van voorbereiding t/m opvolging van de vergadering. Tijdens deze reis kom je valkuilen (het spel onderkent er meer dan 35) tegen. Je gaat met elkaar op zoek naar de grootste valkuilen en mogelijk oplossingen om deze valkuilen te omzeilen. Hiervoor biedt het spel een set met meer dan 65 tips en werkvormen. Samen besluit je welke tips passen binnen de cultuur van het team en dus opgepakt en ingevoerd worden. Zo kan de volgende vergadering gelijk al efficiënter verlopen.

Meer informatie over het spel en de positieve reacties van de deelnemers lees je op de pagina van de training.

Speel samen het Vergaderspel
Zin om het Vergaderspel te spelen? Dat kan, de Facilitation Academy biedt een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan. Neem hiervoor contact met ons op.

Deze blog verscheen ook op 18-09-2017 op Pulse. Vind je hem nuttig en toepasbaar? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Terug naar het overzicht