Succesvol vergaderen doe je samen (Tip 3)

De eerste werkdag of -week na de vakantie zit er weer op. Je hebt de eerste frustrerende vergadering(en) die helemaal nergens over gaan al weer gehad. Hoe zorg je ervoor dat je niet in je oude patronen van frustratie terugvalt? Door samen met alle deelnemers naar je vergadering te kijken, samen de valkuilen te benoemen, er oplossingen en acties voor te bedenken en er ook opvolging aan te geven.

In kringetjes draaien
Een veel gehoorde valkuil bij vergaderingen is het in kringetjes draaien: er zitten positieve kanten aan het voorstel dat besproken wordt, maar ook negatieve. Er blijft discussie ontstaan en wordt gen beslissing genomen. Soms is de oorzaak dat niet alle feiten bekend zijn, dan werkt de oplossing die ik mijn vorige blog beschreven heb heel goed. Zijn wel alle feiten bekend, dan kan de volgende werkvorm uitkomst brengen:

PMA-aanpak

  • Maak vier flip-overs.
    Zet op flip-over 1: het voorstel waarover een beslissing genomen moet worden.
    Schrijf boven flip-over 1: Plus (P).
    Schrijf boven flip-over 2: Min (M).
    Schrijf boven flip-over 3: Aanpassen (A).
  • Laat de deelnemers brainstormen over de kracht van het idee (plus) en de bezwaren (min). Dat kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door het schrijven van post-its en op de juiste flip-over plakken; het in kleine groepjes bespreken en op de juiste flip-over schrijven.
  • Stel met elkaar vast wat de twee of drie belangrijkste pluspunten zijn.
  • Stel met elkaar vast wat de drie of vier belangrijkste minpunten zijn.
  • Geeft dit voldoende inzicht dan kun je een beslissing nemen.
  • Geeft dit onvoldoende inzicht, bedenk dan manieren om de minpunten aan te pakken, zodat de minpunten (deels) verdwijnen en het oorspronkelijke voorstel sterker wordt. Schrijf deze ideeën op de flip-over ‘Aanpassen’.
  • Pas tenslotte het oorspronkelijke voorstel aan en vraag iedereen of zij zich er nu wel in kunnen vinden.

Door zichtbaar te maken wat gezegd is, ontstaat meer duidelijkheid over de kwaliteit van het voorstel. Door vervolgens het voorstel te verrijken met nieuwe ideeën kunnen minpunten (bezwaren) weggenomen worden.
Deze effectieve methode kan in korte tijd uitgevoerd worden.

Het Vergaderspel
Bovenstaande werkvorm is één van de tips uit het Vergaderspel. Het spel dat Judith de Jong, Marc van Seters en ik ontwikkeld hebben om vergaderingen zinvoller en leuker te maken.

In het Vergaderspel benaderen we vergaderingen niet vanuit de voorzitter of notulist, maar vanuit de deelnemers, want vergaderen doe je samen. Je bent volgens ons namelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor het verbeteren van de vergadering.

Het Vergaderspel wordt met alle deelnemers aan de vergadering onder leiding van een spelleider gespeeld. In het spel maak je een vergaderreis van voorbereiding t/m opvolging van de vergadering. Tijdens deze reis kom je valkuilen (het spel onderkent er meer dan 35) tegen. Je gaat met elkaar op zoek naar de grootste valkuilen en mogelijk oplossingen om deze valkuilen te omzeilen. Hiervoor biedt het spel een set met meer dan 65 tips en werkvormen. Samen besluit je welke tips passen binnen de cultuur van het team en dus opgepakt en ingevoerd worden. Zo kan de volgende vergadering gelijk al efficiënter verlopen.

Meer informatie over het spel en de positieve reacties van de deelnemers lees je op de pagina van de training.

Speel samen het Vergaderspel
Zin om het Vergaderspel te spelen? Dat kan, de Facilitation Academy biedt een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan. Neem hiervoor contact met ons op.

Deze blog verscheen ook op 28-08-20174 op Pulse. Vind je hem nuttig en toepasbaar? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Terug naar het overzicht