Succesvol vergaderen doe je samen (Tip 2)

Een veel gehoorde klacht bij vergaderingen is uit de tijd lopen. Een oorzaak hiervan kan zijn dat niet alle deelnemers kennis hebben van het onderwerp. Een andere mogelijkheid is dat niet alle feiten beschikbaar of bekend zijn. Met als gevolg een oeverloze discussie en uit de tijd lopen van de vergadering. Vaak wordt dan naar de voorzitter gekeken die toestond dat het onderwerp besproken werd.

Maar is dat ook terecht?

Vergaderen doe je tenslotte samen
Je bent dan ook samen verantwoordelijk voor het goed bespreken van het onderwerp. Pak het daarom de volgende keer eens zo aan:

  • Start de bespreking van het onderwerp door eerst alles wat je weet over het onderwerp op een flip-over te schrijven.
  • Zet er ‘(F)’ achter als het een feit is, ‘(A)’ als het om een aanname gaat en ‘(V)’ als het om een vraag gaat.
    Natuurlijk mag je ook aparte flip-overs gebruiken.
    De inventarisatie kun je doen door alle deelnemers hun kennis in te laten brengen over het onderwerp (een roepvraag) of door iedereen zijn of haar kennis op post-its te laten schrijven.
  • Zijn er te veel aannames en vragen, stop dan met de bespreking van het onderwerp. Bepaal wie welke aannames gaat onderzoeken, wie welke vragen gaat (laten) beantwoorden en wanneer het onderwerp weer op de agenda komt.

Door eerst een onderzoek te doen naar wat je weet van het onderwerp wordt duidelijk of het zinvol is het onderwerp te bespreken. Het voorkomt lange besprekingen en beslissingen die gebaseerd zijn op aannames. Beslissingen die later mogelijk aangepast of teruggedraaid moeten worden.

Dit is de eerste stap uit de werkvorm ‘Parallel denken‘.

Het Vergaderspel
Bovenstaande werkvorm is één van de tips uit het Vergaderspel. Het spel dat Judith de Jong, Marc van Seters en ik ontwikkeld hebben om vergaderingen zinvoller en leuker te maken.

In het Vergaderspel benaderen we vergaderingen niet vanuit de voorzitter of notulist, maar vanuit de deelnemers, want vergaderen doe je samen. Je bent volgens ons namelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor het verbeteren van de vergadering.

Het Vergaderspel wordt met alle deelnemers aan de vergadering onder leiding van een spelleider gespeeld. In het spel maak je een vergaderreis van voorbereiding t/m opvolging van de vergadering. Tijdens deze reis kom je valkuilen (het spel onderkent er meer dan 35) tegen. Je gaat met elkaar op zoek naar de grootste valkuilen en mogelijk oplossingen om deze valkuilen te omzeilen. Hiervoor biedt het spel een set met meer dan 65 tips en werkvormen. Samen besluit je welke tips passen binnen de cultuur van het team en dus opgepakt en ingevoerd worden. Zo kan de volgende vergadering gelijk al efficiënter verlopen.

Positieve reacties
Dat dit werkt blijkt wel uit de positieve reacties van de deelnemers na het spelen van het spel:

  • “Goed dat er een externe spelleider is. Hij heeft het team de spiegel voorgehouden. Dat maakt dat zaken besproken werden, die anders onbesproken zouden blijven.”
  • “Through the in-house training “Resultaatgericht vergaderen” as a team, we were able to reflect on the effectiveness of our meetings. I really liked the creative method used through the game and that we finished by agreeing on action points, making it relevant for the future.”
  • “Op heldere manier terug naar basis. Geleerd welke stappen er zijn in het vergaderproces, hierdoor meer structuur en effectief tijd indelen. Samen tot een nieuwe agenda-opzet gekomen. Fijn dat er met opdrachten en spelelementen werd gewerkt. Kijk ernaar uit om mee aan de slag te gaan!”

Speel samen het Vergaderspel
Zin om het Vergaderspel te spelen? Dat kan, de Facilitation Academy biedt een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan. Neem hiervoor contact met ons op.

Deze blog verscheen ook op 26-06-20174 op Pulse. Vind je hem nuttig en toepasbaar? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Terug naar het overzicht