Succesvol vergaderen doe je samen (Tip 1)

Een veel gehoorde klacht bij vergaderingen is afdwalen. Het gevolg van afdwalen kan zijn dat geen besluit genomen wordt of dat de vergadering uitloopt. Vaak wordt dan naar de voorzitter gekeken die toestond dat er afgedwaald werd.

Maar is dat ook terecht?

Vergaderen doe je tenslotte samen.
Je bent dan ook samen verantwoordelijk voor het houden van de focus op het onderwerp. Pak het daarom de volgende keer eens zo aan:

  • Zet centraal op de vergadertafel een voorwerp, bijv. een X, dat het onderwerp van de vergadering representeert.
  • Geef alle deelnemers een voorwerp, bijv. een pion.
  • Elke deelnemer plaatst zijn pion tussen zichzelf en de X. Hoe dichter de pion bij de X staat, hoe beter de focus van het gesprek op het onderwerp is gericht.
  • Tijdens de vergadering verschuiven de deelnemers hun pion naar gelang hun mening over het behouden van de focus.
  • Als zichtbaar wordt dat meerdere deelnemers vinden dat er afgedwaald wordt, is ingrijpen nodig.

Op deze manier maak je alle deelnemers verantwoordelijk voor het houden van de focus. In de praktijk zal de voorzitter misschien zelfs niet hoeven in te grijpen. De deelnemers zien namelijk aan het verschuiven van de pionnen dat er afgedwaald wordt en zullen daarop reageren.
Wil je weten hoe je deze werkvorm kunt toepassen bij en carré- of een cirkel-opstelling? Lees dan de volledige beschrijving van deze werkvorm.

Het Vergaderspel
Bovenstaande werkvorm is één van de tips uit het Vergaderspel. Het spel dat Judith de Jong, Marc van Seters en ik ontwikkeld hebben om vergaderingen succesvoller en leuker te maken.

In het Vergaderspel benaderen we vergaderingen niet vanuit de voorzitter of de notulist, maar vanuit de deelnemers, want vergaderen doe je samen. Je bent dan ook gezamenlijk verantwoordelijk voor het verbeteren van de vergadering.

Het Vergaderspel wordt met alle deelnemers aan de vergadering onder leiding van een spelleider gespeeld. In het spel maak je een vergaderreis van voorbereiding t/m opvolging van de vergadering. Tijdens deze reis kom je valkuilen (het spel onderkent er meer dan 35) tegen. Je gaat met elkaar op zoek naar de grootste valkuilen en mogelijk oplossingen om deze valkuilen te omzeilen. Hiervoor biedt het spel een set met meer dan 65 tips en werkvormen. Samen besluit je welke tips passen binnen de cultuur van het team en dus opgepakt en ingevoerd worden. Zo kan de volgende vergadering gelijk al efficiënter verlopen.

Positieve reacties
Dat dit werkt blijkt wel uit de positieve reacties van de deelnemers na het spelen van het spel:

  • “Goed dat er een externe spelleider is. Hij heeft het team de spiegel voorgehouden. Dat maakt dat zaken besproken werden, die anders onbesproken zouden blijven.”
  • “Through the in-house training “Resultaatgericht vergaderen” as a team, we were able to reflect on the effectiveness of our meetings. I really liked the creative method used through the game and that we finished by agreeing on action points, making it relevant for the future.”
  • “Op heldere manier terug naar basis. Geleerd welke stappen er zijn in het vergaderproces, hierdoor meer structuur en effectief tijd indelen. Samen tot een nieuwe agenda-opzet gekomen. Fijn dat er met opdrachten en spelelementen werd gewerkt. Kijk ernaar uit om mee aan de slag te gaan!”

Speel samen het Vergaderspel
Zin om het Vergaderspel te spelen? Dat kan, de Facilitation Academy biedt een in-company training ‘Resultaatgericht Vergaderen‘ aan. Neem hiervoor contact met ons op.

Deze blog verscheen ook op 18-05-2017 op Pulse. Vind je hem nuttig en toepasbaar? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Terug naar het overzicht