Acht vragen die leiden tot een beter resultaat van uw bijeenkomst

Herkomst van de deelnemers:

De deelnemers komen uit dezelfde organisatie of dezelfde groep en hebben dezelfde achtergrond, of zijn van dezelfde afdeling, of hebben dezelfde functie.

De deelnemers komen uit dezelfde organisatie of dezelfde groep, maar hebben verschillende achtergrond, of komen uit verschillende afdelingen, of hebben verschillende functies.

De meeste deelnemers komen uit dezelfde organisatie of dezelfde groep en enkele van daarbuiten.

De deelnemers komen uit verschillende organisaties of groepen en/of de deelnemers zijn elkaars tegenstanders.

Overeenkomsten tussen deelnemers:

De deelnemers hebben vergelijkbare opleidingen gevolgd, hebben dezelfde status, achtergrond. Ze kennen elkaar goed.

De deelnemers hebben vergelijkbare opleidingen gevolgd, status, achtergrond. Ze kennen elkaar enigszins.

De deelnemers hebben verschillende opleidingen gevolgd, status of achtergrond. Ze kennen elkaar nauwelijks.

De deelnemers hebben generatie-, status-, taal- en/of cultuurverschillen.

Positie van de deelnemers:

De deelnemers hebben een gezamenlijk belang.

De deelnemers hebben aanvullende belangen (in bijv. een productieketen).

De deelnemers hebben tegenstrijdige belangen en/of ongeveer gelijkwaardige machtsverhoudingen.

De deelnemers hebben tegenstrijdige belangen en/of ongelijkwaardige machtsverhoudingen.

Tijdsdruk van het te bespreken vraagstuk:

Het betreft een noodsituatie: de situatie is acuut. Er moet snel, binnen twee dagen tot weken, resultaat zijn.

Er is tijdsdruk voor het oplossen van het vraagstuk, maar het resultaat is pas nodig binnen enkele weken tot maanden.

Het gaat om vraagstukken waarvan het besluit een reikwijdte heeft van maanden tot één jaar.

Het gaat om lange termijn beleid, innovatie, verkenning. Het besluit heeft een reikwijdte van meer dan een jaar.

Complexiteit of frequentie van de bijeenkomst:

Het betreft een weinig ingewikkelde, duidelijk, routinematig of wekelijks bijeenkomst.

Het betreft een bijeenkomst die enigzins ingewikkeld is of maandelijkse bijeenkomst.

Het betreft een bijeenkomst voor een complex probleem, er zijn onzekerheden of het betreft een jaarlijkse bijeenkomst, congres, conferentie.

Het betreft een complexe, eenmalige of unieke bijeenkomst. Bijv. Strategie- sessie, Project Start-Up, projectevaluatie.

Risico met betrekking tot het resultaat:

Geen of weinig risico's. De resultaten zijn vooraf bekend en haalbaar.

Er zijn enige risico's, De resultaten zijn vooraf onduidelijk of lijken moeilijk haalbaar.

De bijeenkomst is risicovol. De resultaten zijn vooraf onduidelijk en de haalbaarheid van de oplossing is onduidelijk.

De bijeenkomst heeft een hoog (afbreuk)risico. Er zijn (ernstige) negatieve gevolgen bij het uitblijven van resultaten.

Uitgaven versus inkomsten voor de bijeenkomst:

Voor de bijeenkomst zijn alleen interne kosten of vaste kosten.

Voor de bijeenkomst zijn enige extra uitgaven, maar de bijeenkomst heeft slechts een marginaal effect op inkomsten.

Voor de bijeenkomst worden veel uitgaven gedaan aan bijv. deelnemers, sprekers, ruimte. Het resultaat van de bijeenkomst heeft een groot effect op de inkomsten of zorgt voor een aanzienlijke vermindering van uitgaven.

Het resultaat van de bijeenkomst vraagt om Investeringen. Het Return on Investment is belangrijk.