Door de review kreeg ik een beter, sneller en meer gedragen migratieplan

“Voor de migratie van de systemen van een levensverzekeringsmaatschappij van bankrekeningnummers naar IBAN-nummers had ik plan opgesteld en wilde dat plan graag door de systeembeheerders en vertegenwoordigers van gebruikersorganisatie laten reviewen. Het resultaat was dat ik de systeembeheerders met een volledig ander plan kwamen, dat sneller tegen minder kosten gerealiseerd kon worden. En waarvan de gebruiker vertegenwoordigers aangaven dat het zelfs een aantal van hun wensen  honoreerden waardoor zij makkelijker met de systemen konden omgaan. Dit had ik nooit bereikt zonder workshop en de inzet van een facilitator die de problematiek van een andere kant benaderde.”

Herman Willemse
Programmamanager migratie Leven systemen naar SEPA

Migratie in een IT-landschap met veel applicaties en veel eigenaren Nationale-Nederlanden beschikt over een groot en complex IT-landschap. De architectuur die hieronder ligt noemt men binnen de IT een SOA (Service Oriented Landscape). Hierin heeft elke IT-applicatie een specifieke eigenaar die zelf verantwoordelijk is voor het opstellen van eisen en wensen van deze applicatie en voor het bouwen/aanpassen van de applicatie. In dit landschap moet de aanpassing van de traditionele bankrekeningnummers naar de IBAN-nummers plaatsvinden. Bij onderzoek blijkt dat hierbij ongeveer 10 systemen en ongeveer 15 interfaces tussen deze systemen betrokken zijn. De migratie is dus complex. De volgorde van de aanpassingen is cruciaal en niet alle systemen kunnen tegelijkertijd aangepast en in productie genomen worden.

De projectleider wil zekerheid over zijn migratieplan
De projectleider van het migratieproject heeft een plan opgesteld om de systemen en interface te migreren. Hij wil dit plan beoordeeld hebben door de systembeheerders en de vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie.

Platslaan van het systeemlandschap leidt tot een alternatieve oplossing
Om dit plan te beoordelen heb ik de Technical Application Architecture (TAA) op de vloer van de workshopruimte zichtbaar gemaakt. De systeembeheerders heb ik staand plaats laten nemen op de plek van het systeem waarvoor zij verantwoordelijk waren. Interfaces waarin een bankrekeningnummer opgenomen was, werden aangegeven door stokken. De vertegenwoordigers van de gebruikersorganisaties namen aan de zijkant plaats.

Vervolgens heb ik de centrale applicatie gevraagd: “Als je naar dit systeemlandschap kijkt welke aanpassing zou jij als eerste willen doen om de migratie in gang te zetten?” Ik sprak hier dus niet de persoon van de systeembeheerder aan, maar het systeem. Dat maakt het voor de persoon veilig om en antwoord te geven. De reactie van de systeembeheerder was duidelijk: “Het bankrekeningnummer moet uit deze interface, want het voegt niets toe.” Dit werd door het ontvangende systeem bevestigd. Hiermee was de eerste stap in de migratie bekend. Deze werd op en white-board geschreven. Door de vertegenwoordigers van de gebruikers werd bevestigd, dat de aanpassing voor hen geen gevolgen had.
Op het moment dat van een systeem alle aanpassingen bekend waren, kreeg de systeembeheerder een stoel. Hierdoor werd inzichtelijk welke systemen gemigreerd waren en welke niet.

Meer resultaat dan alleen een nieuw migratieplan
Zo doorvragend is er een migratieplan in vier stappen opgesteld. Het resultaat was dat:

  • het bankrekeningnummer in minder interfaces opgenomen was;
  • het bankrekeningnummer in minder systemen en bijbehorende databases opgeslagen werd;
  • de gebruikers minder systemen hoefden te controleren op overeenkomstige gegevens;
  • de migratie sneller en goedkoper uitgevoerd kon worden;
  • een aantal, al langer liggende, wensen van de gebruikers automatisch meegenomen werden;
  • het migratieplan door alle aanwezigen gedragen werd.

Op de juiste manier betrekken van medewerkers verhoogt de kwaliteit
Natuurlijk had ik het plan van de projectleider door de medewerkers op een traditionele manier kunnen laten reviewen. Ze hadden zeker een aantal opmerkingen en verbeteringen aangedragen. Maar ze hadden zich niet achter het plan opgesteld. Het was immers hun plan niet. Door hen zelf het plan te laten bedenken en ze niet met hun eigen naam, maar met de systeemnaam aan te spreken ontstond er een veilige sfeer om met nieuwe en betere ideeën te komen.  Achteraf jammer dat de projectleider niet eerder een facilitator betrokken heeft, want dat had hem heel wat voorwerk gescheeld.

Download deze case

Terug naar het overzicht