5 Tips om een standaard aanpak inspirerend te maken

Afgelopen jaar kreeg ik tijdens de trainingen die ik geef regelmatig de volgende vraag:

“Binnen ons bedrijf hanteren we een standaard aanpak (proces) voor het beantwoorden van specifieke vragen of voor het oplossen van problemen. Dat proces passen we geregeld toe. Nu merken we in de uitvoering dat de medewerkers die hierbij betrokken zijn de aanpak minder inspirerend beginnen te vinden. Misschien is zelfs het resultaat dat we met de aanpak halen minder dan vroeger. Hoe krijg ik deze standaard aanpak weer inspirerend?”

Standaard aanpakken komen in alle industrieën voor. Een paar voorbeelden:

  • Bij intervisie, maar ook in ziekenhuizen, wordt de dilemmamethode ‘Moreel Beraad’ gebruikt om ethische kwesties bespreekbaar te maken.
  • Binnen de procesindustrie wordt de ‘Root Cause Analysis’ gehanteerd om oorzaken van productieverstoringen te vinden en er maatregelen ter voorkoming voor te vinden.
  • Binnen de ICT zijn standaard aanpakken ontwikkeld voor bijv. Requirement developement en Procesontwerp
  • Binnen project management zijn er standaard aanpakken ontwikkeld voor het uitvoeren van bijv. Risicoanalyse en evaluaties.

Op zich is er helemaal niets mis met deze aanpakken. Sterker nog: ze hebben zich in het verleden bewezen en zij leiden gegarandeerd tot het antwoord waarnaar de opdrachtgever op zoek is. Alleen als je deze aanpak elke keer op dezelfde manier uitvoert, wordt deze sleets. De deelnemers weten wat er gaat komen, ze raken verveeld en zijn dus minder geconcentreerd bezig. Soms zijn ze zelfs al met de volgende stap bezig, terwijl de actuele stap nog niet afgerond is.

In dat soort situaties gaat de standaard aanpak zijn kracht verliezen en dat is jammer.

Als begeleider (facilitator) van deze aanpak kun je gelukkig maatregelen nemen om de aanpak weer inspirerend te maken.

  1. De ruimte
    Inspireren begint bij de ruimte. Een vergaderruimte met een tafel erin werkt niet inspirerend. Je kunt die ruimte maar op één manier gebruiken. Gooi die tafel er eens uit en zie wat je met de ruimte kunt doen: werken in een cirkel of in subgroepen als het onderdeel dat toelaat.
  2. Energiebeheer
    De hele tijd zitten zorgt er voor dat de energie in de groep daalt. Zorg daarom voor energiewisselingen, dat bereik je door het inzetten van zogenaamde energizers. Bij kortere bijeenkomsten kan het veel makkelijker door het wisselen van zitten, staan en rondlopen.
  3. Werkvormen
    Bij een heleboel standaard aanpakken wordt ook een ‘standaard’ manier (werkvorm) gehanteerd om het (tussen)resultaat te bereiken. Het is vaak alleen van belang het beoogde resultaat van een stap te realiseren. Het gaat niet om de werkvorm waarmee dat resultaat behaald wordt. Twist daarom de werkvorm (zie hiervoor mijn eerdere blogs) of ga op zoek naar andere werkvormen waarmee je hetzelfde resultaat kunt behalen.
  4. Vastleggen resultaten
    (Tussen)resultaten worden vaak niet goed vastgelegd. Later ontstaat er dan verwarring over wat er eerder is besloten. Laat de deelnemers daarom de resultaten van een onderdeel vastleggen op flip-over vellen en hang deze met schildertape op de muren en ramen van de vergaderruimte.
    Een andere mogelijkheid is het werken met sjablonen. Sjablonen zorgen er voor dat onderdelen op dezelfde manier beantwoord worden.
    Fotografeer de flip-over vellen en de ingevulde sjablonen.
  5. Speelse elementen
    Dat kan door de werkvorm, maar ook door de aankleding.
    Bijv. bij de intake van een opdracht merkt de opdrachtgever op dat hij zijn team weer tot groei en bloei wil krijgen. In de materialen die je gaat gebruiken laat je dat thema ‘groei en bloei’ teruggekomen: hang foto’s van bloeiende bloembollen in de ruimte, maak sjablonen met een vaag watermerk van een bloem etc.

Voorbeeld van de aanpassing van een standaard aanpak:
In een complexe IT-omgeving waarbij meerdere partijen betrokken zijn, is ook het testtraject complex. Fouten tussen onderdelen die dan pas opgespoord worden, hebben een grote impact op de daadwerkelijke opleverdatum. Om dit soort fouten vroegtijdig op te sporen hanteerde mijn opdrachtgever een standaard aanpak. Hoe ik deze aanpak aangepast, verbeterd en inspirerend gemaakt heb, kun je lezen in de casebeschrijving. Deze is ook te downloaden.

Wil je zelf leren standaard aanpakken aan te passen en groepen te begeleiden / te faciliteren? Dan raad ik je mijn training ‘Faciliteren van Professionals’ aan. De eerst volgende opleiding start op 5 april. Hiervoor zijn nog een paar plekken vrij.

Deze blog verscheen ook op 30-01-2017 op Pulse. Vind je hem leuk? Wil je hem dan daar s.v.p. liken?

Tags:
Terug naar het overzicht